Was ist Prozessdigitalisierung?

Eine kurze Definition

Prozessdigitalisierung bezeichnet die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse.

Ziel dieser Transformation ist es, herkömmliche manuelle oder papierbasierte Abläufe in digitale, automatisierte Prozesse zu überführen.

Dies beinhaltet die Nutzung digitaler Technologien, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Prozessqualität zu verbessern.

Die Digitalisierung von Prozessen hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitswelt, da sie Unternehmen hilft, Kosten zu senken, ihre Wettbewerbsposition zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Vorteile der Prozessdigitalisierung

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sind schneller und weniger fehleranfällig als manuelle Abläufe.

• Kostensenkung: Reduzierte manuelle Arbeit und Papierverbrauch führen zu Kosteneinsparungen.

• Verbesserte Datenqualität: Digitale Prozesse ermöglichen eine bessere Erfassung und Analyse von Daten.

• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Digitale Systeme bieten eine klarere Sicht auf Prozessschritte und Verantwortlichkeiten.

• Kundenzufriedenheit: Die Digitalisierung von Prozessen verbessert kundenbezogene Abläufe und schafft eine 360-Grad-Sicht auf die Kunden, was zu höherer Kundenzufriedenheit führt.

Beispiele für Prozessdigitalisierung

• Dokumentenmanagement: Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Dokumentenverwaltungssysteme.

• Kundenservice: Nutzung von Chatbots und automatisierten E-Mail-Systemen zur Kundenanfragebearbeitung.

• Produktionsprozesse: Einsatz von IoT-Geräten und Automatisierungstechnologien in der Fertigung.

• Produktion: Digitalisierung der Produktionsprozesse zur Optimierung, Effizienzsteigerung und Kostensenkung sowie zur Erschließung neuer Geschäftsmöglichkeiten.

Warum digitale Prozesse für Ihr Unternehmen?

5 Gründe für die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse

• Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die Unternehmen helfen können, effizienter und wettbewerbsfähiger zu werden.

  Hier sind fünf Gründe, warum die Digitalisierung aller Geschäftsprozesse für Ihr Unternehmen vorteilhaft ist:

  1. Optimierbarkeit

  Durch die Digitalisierung können Kostentreiber und Fehlerpotenziale leichter identifiziert und optimiert werden.

  Automatisierte Prozesse ermöglichen eine detaillierte Datenerfassung und -analyse, wodurch ineffiziente Abläufe und Schwachstellen schnell erkannt und behoben werden können .

  2. Nachverfolgbarkeit

  Digitalisierte Geschäftsprozesse werden automatisch archiviert und sind somit stets zu 100% nachverfolgbar.

  Dies erleichtert die Rückverfolgung und Dokumentation von Prozessen, was besonders in stark regulierten Branchen von großer Bedeutung ist.

  Alle relevanten Informationen sind jederzeit abrufbar, was die Transparenz erhöht und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben unterstützt .

  3. Krisensicherheit

  Die Prozessdigitalisierung unterstützt maßgeblich das Business Continuity Management. Digitale Prozesse können auch in Krisenzeiten zuverlässig aufrechterhalten werden, da sie weniger anfällig für menschliche Fehler und externe Störungen sind.

  Dies gewährleistet eine höhere Stabilität und Kontinuität des Geschäftsbetriebs .

  4. Anwenderfreundlichkeit

  Digitale Prozesse werden in einer zentralen Software gepflegt, was die Benutzerfreundlichkeit erheblich verbessert.

  Relevante Informationen können mittels Stichwortsuche oder Suchfiltern einfach und schnell gefunden werden.

  Dies spart Zeit und erleichtert den Zugriff auf wichtige Daten für alle Mitarbeiter im Unternehmen .

  5. Prozesstreue

  Ein digitalisierter Prozess und der damit zusammengehörende Workflow, der an nur einem Ort gepflegt wird, leitet alle zuständigen Mitarbeiter zuverlässig durch sämtliche Prozessschritte.

  Dies reduziert Fehler und sorgt dafür, dass alle Aufgaben korrekt und vollständig ausgeführt werden.

  Automatisierte Workflows verbessern die Einhaltung von Prozessvorgaben und erhöhen die Effizienz der Abläufe .

  Quellen:

  1. Wikipedia - Digitalisierung

  2. Projektmagazin.de - Digitalisierung und Prozessoptimierung

  3. Experte.de - Business Continuity Management

  4. McKinsey - The Next Normal: Business Process Automation

Prozesse digitalisieren: Wo anfangen?

Identifizierung digitalisierbarer Prozesse

Der erste Schritt zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse besteht darin, eine umfassende Sammlung aller potenziell digitalisierbaren Prozesse in Ihrem Unternehmen zu erstellen.

Dies erfordert eine systematische Analyse und Bewertung der bestehenden Abläufe.

Schritte zur Identifizierung digitalisierbarer Prozesse:

1. Bestandsaufnahme der vorhandenen Prozesse:

   • Beginnen Sie mit einer detaillierten Bestandsaufnahme aller bestehenden Geschäftsprozesse.

     Ein gut dokumentiertes Managementsystem mit einer Prozesslandkarte und detaillierten Prozessbeschreibungen ist ein idealer Ausgangspunkt.

   • Falls eine solche Dokumentation noch nicht existiert, erstellen Sie eine Übersicht über die wichtigsten Prozesse, einschließlich der Verantwortlichkeiten, verwendeten Ressourcen und Prozessziele.

2. Bewertung der Digitalisierungspotenziale:

   • Analysieren Sie jeden Prozess auf sein Potenzial zur Digitalisierung. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie die Häufigkeit der Ausführung, das Fehlerpotenzial, die manuelle Arbeitsintensität und die Auswirkungen auf die Effizienz und Qualität.

   • Prozesse, die oft ausgeführt werden und einen hohen manuellen Aufwand erfordern, bieten in der Regel das größte Potenzial für Effizienzsteigerungen durch Digitalisierung.

3. Priorisierung der Prozesse:

   • Erstellen Sie eine Prioritätenliste der zu digitalisierenden Prozesse. Berücksichtigen Sie dabei die potenziellen Vorteile, die Kosten und den Aufwand der Digitalisierung sowie die strategische Bedeutung des Prozesses für das Unternehmen.

   • Priorisieren Sie zunächst Prozesse, die einen hohen Nutzen bei relativ geringem Aufwand bieten.

4. Einbeziehung der Stakeholder:

   • Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder in den Prozess der Identifizierung und Priorisierung ein. Dies kann durch Workshops, Interviews und Umfragen geschehen.

   • Stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse und Bedenken aller Beteiligten berücksichtigt werden, um eine breite Akzeptanz und Unterstützung für die Digitalisierung zu gewährleisten.

5. Dokumentation und Planung:

   • Dokumentieren Sie die Ergebnisse Ihrer Analyse und Priorisierung. Erstellen Sie einen detaillierten Plan für die Digitalisierung der identifizierten Prozesse, einschließlich der Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Ressourcenanforderungen.

6. Pilotprojekte starten:

   • Beginnen Sie mit der Digitalisierung der priorisierten Prozesse in Form von Pilotprojekten. Dies ermöglicht es Ihnen, die Methoden und Werkzeuge zu testen und erste Erfahrungen zu sammeln.

   • Nutzen Sie die Erkenntnisse aus den Pilotprojekten, um den weiteren Digitalisierungsprozess zu optimieren.

     

Beispiel für digitalisierbare Prozesse:

• Rechnungsstellung und Buchhaltung: Automatisierte Abrechnungssysteme können den manuellen Aufwand erheblich reduzieren und Fehler minimieren.

• Personalmanagement: Digitale Personalakten und automatisierte Bewerbungsprozesse steigern die Effizienz und verbessern die Datenqualität.

• Kundenservice: Einsatz von Chatbots und automatisierten E-Mail-Systemen zur schnellen und effizienten Bearbeitung von Kundenanfragen.

Der Weg zur erfolgreichen Prozessdigitalisierung

Schritte zur Digitalisierung von Prozessen

Nicht jeder Prozess, der digitalisierungsfähig ist, ist auch digitalisierungswürdig.

Um erfolgreich in die Prozessdigitalisierung zu starten, sollten Sie daher eine strukturierte Herangehensweise wählen und bereits im Vorfeld einige Überlegungen anstellen.

Hier sind die wesentlichen Schritte:

1. Zieldefinition und strategische Ausrichtung

• Strategische Ziele festlegen: Definieren Sie, was Sie mit der Digitalisierung erreichen wollen, z.B. Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Qualitätsverbesserung oder Erhöhung der Kundenzufriedenheit.

• Digitalisierungsstrategie entwickeln: Erstellen Sie eine umfassende Strategie, die die Digitalisierungsziele und -maßnahmen in Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen bringt.

2. Identifizierung digitalisierbarer Prozesse

• Bestandsaufnahme der Prozesse: Führen Sie eine detaillierte Bestandsaufnahme aller bestehenden Geschäftsprozesse durch.

  Ein gut dokumentiertes Managementsystem mit Prozesslandkarte und Prozessbeschreibungen ist ein idealer Ausgangspunkt.

• Bewertung der Digitalisierungspotenziale: Analysieren Sie jeden Prozess hinsichtlich seines Potenzials zur Digitalisierung. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Häufigkeit der Ausführung, Fehlerpotenzial und manuelle Arbeitsintensität.

• Priorisierung der Prozesse: Erstellen Sie eine Prioritätenliste der zu digitalisierenden Prozesse basierend auf dem potenziellen Nutzen, den Kosten und dem Aufwand der Digitalisierung.

3. Einbeziehung der Stakeholder

• Stakeholder-Analyse: Identifizieren Sie alle relevanten Stakeholder und deren Bedürfnisse. Binden Sie diese frühzeitig in den Digitalisierungsprozess ein, um Akzeptanz und Unterstützung zu gewährleisten.

• Workshops und Interviews: Führen Sie Workshops und Interviews mit den Stakeholdern durch, um deren Anforderungen und Bedenken zu erfassen.

4. Auswahl der richtigen Technologie und Tools

• Technologie-Scouting: Informieren Sie sich über verfügbare Technologien und Tools zur Prozessdigitalisierung. Berücksichtigen Sie dabei die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens.

• Pilotprojekte: Starten Sie mit Pilotprojekten, um verschiedene Technologien und Tools zu testen und erste Erfahrungen zu sammeln.

  Nutzen Sie die Erkenntnisse aus den Pilotprojekten, um die weitere Digitalisierung zu optimieren.

5. Implementierung und Integration

• Schrittweise Implementierung: Führen Sie die Digitalisierung schrittweise ein, um Risiken zu minimieren und Anpassungen vornehmen zu können. Beginnen Sie mit den priorisierten Prozessen.

• Integration in bestehende Systeme: Stellen Sie sicher, dass die digitalisierten Prozesse nahtlos in die bestehenden IT-Systeme und Arbeitsabläufe integriert werden.

6. Schulung und Change Management

• Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen digitalen Prozessen und Tools. Stellen Sie sicher, dass sie die Vorteile verstehen und die neuen Arbeitsabläufe beherrschen.

• Change Management: Implementieren Sie ein effektives Change Management, um den Übergang zu den digitalen Prozessen zu unterstützen und Widerstände zu minimieren.

7. Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

• Leistungskennzahlen festlegen: Definieren Sie KPIs zur Messung der Leistung der digitalisierten Prozesse.

• Regelmäßige Überprüfung: Überwachen Sie die digitalisierten Prozesse kontinuierlich und führen Sie regelmäßige Reviews durch, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

• Feedback-Schleifen: Sammeln Sie Feedback von den Anwendern und nutzen Sie dieses, um die Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Quellen:

1. Gartner - Digitalization StrategyHarvard Business Review

2. Projektmagazin.de - Digitalisierung und Prozessoptimierung

Herausforderungen bei der Digitalisierung

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bringt zahlreiche Vorteile, jedoch gibt es auch Herausforderungen, die bewältigt werden müssen, um den Übergang erfolgreich zu gestalten.

Hier sind einige der häufigsten Herausforderungen und Ansätze zu deren Überwindung:

1. Auswahl der richtigen Technologien

Herausforderung: Durch die rasanten technologischen Entwicklungen und die Vielzahl an verfügbaren (Insel-)Lösungen kann es schwierig sein, die richtigen Technologien für die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens auszuwählen.

Lösungsansatz:

• Technologie-Scouting: Führen Sie eine gründliche Marktanalyse durch, um die verfügbaren Technologien zu identifizieren, die am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passen.

• Pilotprojekte: Testen Sie ausgewählte Technologien in Pilotprojekten, um deren Eignung und Integration in bestehende Systeme zu überprüfen, bevor Sie sie großflächig einführen .

2. Integration in bestehende Systeme

Herausforderung: Die Integration neuer digitaler Lösungen in bestehende IT-Infrastrukturen kann komplex und kostspielig sein, insbesondere wenn diese Systeme nicht auf Interoperabilität ausgelegt sind.

Lösungsansatz:

• System-Interoperabilität: Achten Sie bei der Auswahl neuer Technologien darauf, dass sie gut mit Ihren bestehenden Systemen kompatibel sind.

• Schrittweise Integration: Führen Sie die neuen Systeme schrittweise ein, um potenzielle Integrationsprobleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben .

3. Datenqualität und Datenmanagement

Herausforderung: Die Digitalisierung erfordert eine hohe Datenqualität und effektives Datenmanagement.

Schlechte Datenqualität kann zu ineffizienten Prozessen und falschen Entscheidungen führen.

Lösungsansatz:

• Datenbereinigung: Implementieren Sie Prozesse zur regelmäßigen Datenbereinigung und -validierung.

• Datenmanagement-Strategie: Entwickeln Sie eine umfassende Strategie für das Datenmanagement, die Richtlinien für die Datenerfassung, -speicherung und -nutzung festlegt ​ (der-prozessmanager.de)​.

4. Veränderungsmanagement und Schulung

Herausforderung: Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert oft tiefgreifende Veränderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeiter, was auf Widerstand stoßen kann.

Lösungsansatz:

• Change Management: Implementieren Sie ein effektives Change Management, um den Übergang zu digitalen Prozessen zu unterstützen.

  Dies umfasst die Kommunikation der Vorteile und die Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess.

• Schulungsprogramme: Bieten Sie umfassende Schulungsprogramme an, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neuen Systeme und Prozesse verstehen und effektiv nutzen können​ (KVP & Kaizen)​ .

  

5. Sicherheit und Datenschutz

Herausforderung: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bringt neue Sicherheits- und Datenschutzrisiken mit sich.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Systeme und Daten vor Cyberangriffen und unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Lösungsansatz:

• Sicherheitsmaßnahmen: Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßiger Sicherheitsüberprüfungen.

• Datenschutzrichtlinien: Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenschutzrichtlinien den geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen und regelmäßig aktualisiert werden .

Fazit

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet erhebliche Vorteile, aber auch Herausforderungen, die bewältigt werden müssen.

Durch eine sorgfältige Planung, die Auswahl der richtigen Technologien, effektives Change Management und robusten Datenschutz können Unternehmen diese Hürden überwinden und die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen.

Quellen

1. Cybersecurity Ventures - Digital Security

2. European Data Protection Board - GDPR Guidelines

Die passende Software für die Digitalisierung von Prozessen

Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Hier sind einige der besten Softwarelösungen, die Unternehmen helfen können, ihre Prozesse effizient und effektiv zu digitalisieren:

z.B. Power Automate: Microsoft Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flow) ist ein cloudbasierter Dienst, der es Benutzern ermöglicht, Workflows zu erstellen und verschiedene Anwendungen und Dienste zu automatisieren.

z.B. Nintex bietet eine leistungsstarke Workflow- und Prozessautomatisierungsplattform, die Unternehmen hilft, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren.

z.B. UiPath ist eine führende Plattform für Robotic Process Automation (RPA), die es Unternehmen ermöglicht, manuelle und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Digitalisierung von Prozessen im Unternehmen

Die Digitalisierung hat nicht nur einzelne Branchen verändert, sondern die Wirtschaft im Gesamten.

Unternehmen, die konkurrenzfähig bleiben möchten, müssen diese Entwicklung mitmachen und ihre Prozesse an aktuelle Gegebenheiten anpassen.

Hier sind einige wesentliche Punkte zur Rolle der Digitalisierung in Unternehmen:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Effizienz erheblich steigern. Routineaufgaben werden schneller und mit weniger Fehlern erledigt, was die Produktivität erhöht und Kosten senkt .

2. Kundenzufriedenheit: Digitale Prozesse ermöglichen es Unternehmen, schneller und besser auf Kundenanfragen zu reagieren. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und stärkt die Kundenbindung .

3. Flexibilität und Agilität: Die Digitalisierung macht Unternehmen flexibler und agiler. Sie können schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Geschäftsmodelle anpassen. Dies ist besonders in schnelllebigen Märkten ein entscheidender Vorteil ​ (der-prozessmanager.de)​.

4. Innovation und Wachstum: Durch die Digitalisierung entstehen neue Geschäftsmöglichkeiten. Unternehmen können innovative Produkte und Dienstleistungen entwickeln und neue Märkte erschließen. Digitalisierung fördert die Innovationskraft und unterstützt das Wachstum​ (KVP & Kaizen)​ .

5. Datenbasierte Entscheidungen: Digitale Prozesse generieren große Mengen an Daten, die Unternehmen nutzen können, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Analyse dieser Daten können Trends und Muster erkannt und strategische Entscheidungen getroffen werden .

Herausforderungen und Lösungen

Herausforderungen bei der Digitalisierung

Technologische Integration: Die Integration neuer digitaler Lösungen in bestehende IT-Systeme kann komplex und kostspielig sein .

Datensicherheit: Mit der Digitalisierung steigen die Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme vor Cyberangriffen geschützt sind und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden .

Change Management: Die Umstellung auf digitale Prozesse erfordert ein effektives Change Management. Mitarbeiter müssen geschult und motiviert werden, um die neuen Systeme effektiv zu nutzen .

Lösungsansätze

Schrittweise Implementierung: Führen Sie die Digitalisierung schrittweise ein, um Integrationsprobleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Starten Sie mit Pilotprojekten und skalieren Sie diese nach und nach .

Robuste Sicherheitsmaßnahmen: Implementieren Sie umfassende Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugangskontrollen, um Ihre digitalen Systeme zu schützen .

Schulungsprogramme: Bieten Sie umfassende Schulungsprogramme für Ihre Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass sie die neuen Systeme und Prozesse verstehen und effektiv nutzen können​ (BAU Master)​.

Fazit

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen.

Sie bietet zahlreiche Vorteile, wie Effizienzsteigerung, höhere Kundenzufriedenheit, Flexibilität, Innovation und datenbasierte Entscheidungsfindung.

Gleichzeitig bringt die Digitalisierung Herausforderungen mit sich, die durch eine strukturierte Herangehensweise und geeignete Maßnahmen bewältigt werden können.

Quellen

1. Cybersecurity Ventures - Digital Security

2. European Data Protection Board - GDPR Guidelines

Fazit: Die Digitalisierung von Prozessen lohnt sich

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen heute unerlässlich, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Transformation hin zu digitalen Prozessen bietet zahlreiche Vorteile, von Effizienzsteigerungen über verbesserte Kundenzufriedenheit bis hin zu einer höheren Flexibilität und Agilität.

Prozesse digitalisieren – jetzt mit der optimalen Lösung starten

Unternehmen müssen jetzt aktiv werden und ihre Prozesse digitalisieren, um den Herausforderungen des digitalen Zeitalters gewachsen zu sein.

Es gibt verschiedene Ansätze und Technologien, die diesen Wandel unterstützen können. Hier sind die wichtigsten Schritte und Überlegungen, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Zieldefinition und Strategieentwicklung: Setzen Sie klare Ziele und entwickeln Sie eine umfassende Digitalisierungsstrategie, die Ihre Geschäftsziele unterstützt.

2. Identifizierung und Priorisierung der Prozesse: Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse, bewerten Sie das Digitalisierungspotenzial und priorisieren Sie die Prozesse, die den größten Nutzen bringen.

3. Stakeholder-Einbindung und Change Management: Beziehen Sie alle relevanten Stakeholder frühzeitig ein und implementieren Sie ein effektives Change Management, um den Übergang zu digitalen Prozessen reibungslos zu gestalten.

4. Technologieauswahl und Pilotprojekte: Wählen Sie die geeigneten Technologien und starten Sie mit Pilotprojekten, um die Implementierung zu testen und zu optimieren.

5. Schulung und Weiterbildung: Investieren Sie in Schulungsprogramme, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die neuen digitalen Werkzeuge und Prozesse effektiv nutzen können.

6. Kontinuierliche Verbesserung: Überwachen Sie die Leistung der digitalisierten Prozesse kontinuierlich und führen Sie regelmäßige Verbesserungen durch, um den Nutzen zu maximieren.

Durch die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse können Sie nicht nur die Effizienz und Qualität Ihrer Abläufe verbessern, sondern auch die Kundenzufriedenheit steigern und neue Geschäftsmöglichkeiten erschließen.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um mit der Digitalisierung Ihrer Prozesse zu beginnen und die optimalen Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden.

Durch die Beachtung dieser Schritte und die Nutzung der richtigen Ressourcen und Technologien können Unternehmen erfolgreich den Weg zur Digitalisierung ihrer Prozesse beschreiten und sich so optimal für die Zukunft aufstellen.