Was gehört zu einer Prozessbeschreibung?

Eine vollständige Prozessbeschreibung sollte folgende Elemente enthalten:

• Prozessname und -zweck: z.B. "Auftragsbearbeitung" zur Erfassung und Abwicklung von Kundenaufträgen.

• Prozesseigner: z.B. der Vertriebsleiter als Verantwortlicher für den Prozess.

• Eingaben und Ausgaben: Eingaben wie Kundenaufträge, Ausgaben wie Lieferscheine.

• Prozessschritte: 1. Auftrag erfassen, 2. Lagerbestand prüfen, 3. Produktion beauftragen etc.

• Schnittstellen: z.B. zu vor-/nachgelagerten Prozessen wie Beschaffung und Auslieferung.

• Kennzahlen: z.B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Kundenzufriedenheit.

• Hilfsmittel: Benötigte IT-Systeme, Formulare, Checklisten.

Wie sieht eine gute Prozessbeschreibung aus?

• Übersichtliche Gliederung in Abschnitte mit Zwischentiteln

• Klare und verständliche Formulierungen ohne Fachbegriffe

• Visualisierung als Flussdiagramm oder Prozesslandkarte

• Konsistente Formatierung von Texten, Tabellen und Bildern

• Aktuelle Versionierung und Freigabedatum

• Verweise auf zugehörige Dokumente wie Arbeitsanweisungen

Wie schreibt man Prozessschritte?

Beispiel für einen Prozessschritt:"3. Prüfen Sie den Lagerbestand des bestellten Produkts.

• Wenn ausreichend auf Lager, fahren Sie mit Schritt 5 fort.

• Wenn nicht ausreichend auf Lager, beauftragen Sie die Produktion (Schritt 4)."

Wie schreibt man einen Prozess?

Beispielhafte Vorgehensweise:

1. Definieren des Prozesszwecks: "Auftragsbearbeitung zur Erfüllung von Kundenaufträgen"

2. Identifizieren von Eingaben (Kundenauftrag) und Ausgaben (Lieferschein)

3. Erstellen eines Flussdiagramms der Aktivitäten

4. Beschreiben der Schritte, Rollen, Entscheidungen und Schnittstellen

5. Prüfung und Freigabe durch Fachexperten

6. Laufende Aktualisierung bei Änderungen

Wie ist eine Prozessbeschreibung aufgebaut?

Typische Gliederung:

1. Deckblatt mit Prozessname, Version, Verantwortlichen

2. Einleitung mit Zweck, Geltungsbereich, Definitionen

3. Eingaben und Ausgaben in tabellarischer Form

4. Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten

5. Detaillierte Beschreibung der Prozessschritte

6. Visualisierung als Flussdiagramm

7. Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Prozessen

8. Kennzahlen zur Prozessüberwachung

9. Anhänge mit Formularen, Checklisten etc.

Wie beschreibt man einen Prozess?

Beispielhafte Schritte:

1. Analysieren des Ist-Prozesses und Identifizieren der Aktivitäten

2. Erstellen eines Prozessmodells als Flussdiagramm

3. Definieren von Eingaben (z.B. Kundenauftrag), Ausgaben (z.B. Lieferschein), Rollen (Vertrieb, Lager, Produktion) und Verantwortlichkeiten

4. Beschreiben jedes Prozessschritts mit Aktivitäten und Entscheidungsregeln

5. Ergänzen von Schnittstellen (z.B. zu Beschaffung und Auslieferung)

6. Festlegen von Kennzahlen wie Durchlaufzeit und Fehlerquote

7. Prüfung durch Fachexperten und anschließende Freigabe

Was ist eine Prozessbeschreibung QM?

Eine Prozessbeschreibung im Qualitätsmanagement (QM) dokumentiert die Abläufe, um die Prozesse nachvollziehbar, steuerbar und optimierbar zu machen. Sie enthält:

• Zweck und Ziele des Prozesses, z.B. "Fehlerfreie Auftragsabwicklung"

• Eingaben wie Kundenaufträge und Ausgaben wie Lieferscheine

• Rollen und Verantwortlichkeiten, z.B. Vertriebsmitarbeiter für Auftragsannahme

• Detaillierte Beschreibung der Aktivitäten und Entscheidungen

• Verknüpfungen zu anderen Prozessen wie Beschaffung und Auslieferung

• Kennzahlen wie Durchlaufzeiten und Fehlerquoten

• Arbeitsanweisungen, Checklisten, Formulare

Was ist der Unterschied zwischen Verfahrensanweisung und Prozessbeschreibung?

Verfahrensanweisung:

• Beschreibt detailliert die einzelnen Handlungsschritte einer spezifischen Tätigkeit

• Niedrige Abstraktionsebene, häufig mit Bildern und Schaubildern

• Für die praktische Ausführung durch Mitarbeiter gedacht

• Beispiel: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bedienung einer Maschine

Prozessbeschreibung:

• Übergreifende Darstellung eines gesamten Prozesses aus mehreren Tätigkeiten

• Höhere Abstraktionsebene, weniger detailliert

• Beschreibt Rollen, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen

• Dient der Dokumentation und Analyse des Prozessablaufs

• Beispiel: Beschreibung des Auftragsbearbeitungsprozesses

Was ist ein Prozess nach ISO 9001?

Nach ISO 9001 ist ein Prozess eine Abfolge von Tätigkeiten, die Eingaben in Ergebnisse umwandeln. Dazu gehören:

• Festlegen der Eingaben (z.B. Kundenauftrag) und Ergebnisse (z.B. Lieferschein)

• Bestimmen der Reihenfolge der Prozessschritte (z.B. Auftrag erfassen, Lager prüfen, Produktion beauftragen)

• Zuweisen von Verantwortlichkeiten (z.B. Vertrieb für Auftragsannahme)

• Adressieren von Risiken (z.B. Lieferverzögerungen)

• Überwachung mit Kennzahlen (z.B. Durchlaufzeit, Fehlerquote)

• Kontinuierliche Verbesserung der Prozessabläufe

Wie kann ich ein Flussdiagramm erstellen?

So erstellen Sie ein Flussdiagramm:

1. Definieren Sie den darzustellenden Prozess und seinen Umfang.

2. Identifizieren Sie Prozessstart (z.B. Kundenauftrag) und -ende (z.B. Lieferschein).

3. Listen Sie alle Aktivitäten, Entscheidungen und Verzweigungen auf.

4. Ordnen Sie die Elemente in einer logischen Reihenfolge an.

5. Verwenden Sie standardisierte Symbole (Rechtecke für Aktivitäten, Rauten für Entscheidungen).

6. Verbinden Sie die Elemente mit Pfeilen entsprechend des Ablaufs.

7. Überprüfen und optimieren Sie das Diagramm iterativ.

8. Ergänzen Sie Beschriftungen, Titel und Legende.

Wie muss ein Flussdiagramm aussehen?

Ein übersichtliches Flussdiagramm sollte folgende Merkmale aufweisen:

• Klare Trennung von Aktivitäten, Entscheidungen, Start und Ende durch Symbole

• Beschriftungen bei allen Elementen zur Erklärung

• Logischer Ablauf von links nach rechts oder von oben nach unten

• Übersichtliche Anordnung ohne sich kreuzende Linien

• Einheitliche Formatierung von Formen, Linien und Texten

• Legende zur Erklärung der verwendeten Symbole

Wie erstelle ich ein Flussdiagramm in Excel?

1. Erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe oder ein Arbeitsblatt

2. Klicken Sie auf "Einfügen" > "Illustrationen" > "SmartArt"

3. Wählen Sie den Layouttyp "Prozess"

4. Klicken Sie auf "OK" zum Einfügen der SmartArt-Grafik

5. Geben Sie Ihre Prozessschritte in die Formen ein

6. Passen Sie Layout, Farben und Stile an

7. Fügen Sie Pfeile, Beschriftungen und Verzweigungen hinzu

8. Formatieren Sie die Grafik nach Bedarf

Wie macht man ein Flussdiagramm in Powerpoint?

1. Erstellen Sie eine neue Präsentation oder Folie

2. Wechseln Sie zu "Einfügen" > "SmartArt"

3. Wählen Sie den Layouttyp "Prozess"

4. Klicken Sie auf "OK" zum Einfügen

5. Geben Sie die Prozessschritte in die Formen ein

6. Passen Sie Layout, Farben und Formatvorlagen an

7. Fügen Sie Pfeile, Beschriftungen und Verzweigungen hinzu

8. Formatieren Sie die SmartArt-Grafik

9. Positionieren Sie das Flussdiagramm auf der Folie